إنشاء وتشغيل غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية عملية مستمرة. لاستكمال وتنفيذ المادة 20 من بروتوكول قرطاجنة للسلامة الأحيائية، اعتمد مؤتمر الأطراف قرارًا يتعلق بطرائق تشغيل غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية - أي كيفية عملها.

لتفعيل المشاركة الكاملة في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية، على الحكومات إنشاء قنوات للاتصال وتبادل المعلومات لضمان إتاحة المعلومات من خلال غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية في الوقت الملائم وبالطريقة المناسبة. ولمساعدة  الأطراف في هذه المشاركة، نقدم فيما يلي عرضًا مُوجزًا لبعض المبادئ الأساسية لتشغيل غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية التي أقرها مؤتمر الأطراف العامل كاجتماع للأطراف في البروتوكول.

ينبغي أن تعتمد عملية تطوير غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية على مبادئ الشمولية والشفافية والإنصاف، ويجب أن تكون متاحة لجميع الحكومات.

يجب على كل طرف ترشيح  نقطة الاتصال الوطنية لغرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية (BCH-NFP)  التي تتضمن مسؤولياتها:

• الموافقة على نشر المعلومات المُسجلة في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية، ويشمل ذلك التحقق من صحة السجلات الوطنية التي أنشأها المستخدمون المفوضون قبل نشرها.
• التواصل مع الأمانة فيما يتعلق بالجوانب التقنية للمشاركات الوطنية في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية.
• التواصل مع الأمانة فيما يتعلق بمسائل وأمور تطوير غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية وتشغيلها.

وبالنظر إلى الدور المحوري الذي تضطلع به غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية في تنفيذ البروتوكول، فإن توافر المعلومات المطلوبة عبر غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية ودقتها وإتاحة الوصول إليها أمر بالغ الأهمية.

ويعني ذلك أن دور نقطة الاتصال الوطنية لغرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية هو ضمان جودة المعلومات المتعلقة ببلدهم والمنشورة في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية ودقتها واكتمالها. وللمساعدة في القيام بهذا الدور، على معظم البلدان اتخاذ إجراءات إدارية على المستوى المحلي لضمان قدرة مُقدمي المعلومات على التحقق من صحة معلوماتهم واكتمالها قبل تقديمها إلى نقطة الاتصال بغرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية.

تستطيع جميع نقاط الاتصال الوطنية في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية الاشتراك لكي تتلقي إشعارات تلقائية بالبريد الإلكتروني مع تحديثات للمعلومات الجديدة التي أضيفت إلى غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية. 

وفي بعض الحالات، يجوز  لنقاط الاتصال الوطنية في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية تفويض بعض أو كل المسؤوليات الخاصة بنشر المعلومات في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية إلى المستخدمين الوطنيين المفوضين (NAUs). ويستطيع المستخدمون الوطنيون المفوضون إنشاء وإدارة مسودات السجلات في الفئات المخصصة للمعلومات الوطنية (كلٌ وفقًا لدوره المخصص له). ومع ذلك، يجب أن تخضع كافة السجلات الجديدة التي ينشئها المستخدمون الوطنيون المُفوضون، بالإضافة إلى أي تعديلات يتم إجراؤها على السجلات الحالية،  للتصديق  عبر نقطة الاتصال الوطنية في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية، فهي المستخدم الوحيد المُخول له نشر السجلات الوطنية. 

تحتوي غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية على المعلومات التي يجب على الأطراف في البروتوكول تقديمها، مثل القرارات المُتعلقة بإطلاق أو استيراد الكائنات الحية المحوَّرة وتقييمات المخاطر والسلطات الوطنية المختصة والقوانين الوطنية. ومع ذلك، فإن الحكومات التي ليست أطرافاً في البروتوكول مدعوة أيضاً للمساهمة بالمعلومات في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية. وعمليًا قام غير الأطراف بتسجيل عدد كبير من القرارات في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية. المعلومات الُمسجلة في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية مُتاحة مجانًا لكل من الأطراف وغير الأطراف لمساعدتهم في تحقيق أهداف البروتوكول. ويجوز لغير الأطراف الحصول على حسابات استخدام في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية مع امتيازات التسجيل نفسها التي يتمتع بها الأطراف. كما ينبغي عليهم تقديم المشورة إلى الأمانة العامة لنقاط الاتصال الوطنية لغرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية الخاصة بهم.