يستخدم هذا النموذج لرفع إنشاء التقارير والبيانات والوثائق التي ترسلها الأطراف أو الحكومات الأخرى أو المنظمات المعنية استجابةً للإخطارات الصادرة عن الأمانة.

سجل "البيانات والوثائق المرسلة" هو أحد السجلات المرجعية. ، وهذا يعني أن المعلومات التي يتم إدخالها عبر النموذج الإلكتروني يمكن أن يقدمها  أي مستخدم مسجل (الأطراف، غير الأطراف، الحكومات، المجتمع المدني، الأطراف المعنيين). وتتحمل الأمانة العامة مسؤولية التحقق من دقة واكتمال هذه السجلات قبل نشرها. ولهذا لا يستطيع نشر  “البيانات والوثائق المرسلة”  سوى الأمانة العامة فقط.

لتحميل وثيقة أو بيانات أو تقارير، يرجى اتباع الخطوات أدناه:

‏الخطوة 1: تسجيل الدخول إلى صفحة إرسال باستخدام الحساب المسجل في الغرفة. سترى لوحة المعلومات. 

الخطوة 2: في لوحة المعلومات: 

• اضغط على  رمز "+" بجوار نوع السجل "البيانات والوثائق المرسلة” (SUB). 

                                   -أو-

• اضغط على نوع سجل “البيانات والوثائق المرسلة” (SUB) أو رمز "أيقونة القائمة" بجانبه. في الصفحة التي ستظهر، اضغط على زر  إضافة سجل جديد 

ستظهر صفحة "مقدمة" التي تشرح الغرض من هذا النموذج عبر الإنترنت.

الخطوة 3: اضغط على "استمارة التقديم". أكمل الخانات. يرجى تقديم المعلومات التالية:

• البلد أو المنظمة:
  • إذا كنت تقدم سجلاً بالنيابة عن إحدى الحكومات، فحدد "بلدك" من القائمة المنسدلة.
  • إذا كنت تقدم سجلًا بالنيابة عن إحدى المنظمات، فحدّد "المنظمة" من القائمة. إذا لم تكن المنظمة مسجلة في غرفة تبادل معلومات السلامة الأحيائية، فاضغط على زر "إنشاء منظمة عاملة في السلامة الأحيائية"، وأكمل الخانات في "استمارة التقديم" ضمن نموذج إنشاء "منظمة عاملة في السلامة الأحيائية" (ORG) على الإنترنت. 
• الاسم 
• تاريخ التقديم
• الإخطار ذو الصلة (حد الإخطار الذي ترد عليه من القائمة؛ ابحث عن رقم الإخطار)
• المجالات والموضوعات
• الوثائق (تحميل الوثيقة المقدمة، فضلا عن خطاب التصديق الموقع من جهة التنسيق الوطنية أو رئيس المنظمة، على التوالي، لمرافقة الطلب). 

تنويه: يفضل الضغط على زر "حفظ المسودة" بصورة دورية أثناء عملية التقديم. الخانات المُميَّزة بنجمة حمراء (*) إجبارية. لن تتمكن من إرسال السجل للنشر ما لم تدخل كل بياناته. 

‏الخطوة 4: اضغط على "مراجعة" للتحقق من المعلومات التي أدخلتها. إذا أظهر تبويب "المراجعة" أي أخطاء، فهذا يعني أن الخانات الإلزامية لم تكتمل. يرجى إكمالها. 

‏الخطوة 5: اضغط على تبويب  "نشر"  ثم على زر   "طلب النشر" . سيظهر مربع  "طلب النشر"  حيث يمكنك كتابة رسالة موجهة إلى الأمانة، إذا كنت ترغب في ذلك، لمرافقة طلبك. ثم انقر فوق  الزر إرسال الطلب. وسيرسل طلب النشر إلى الأمانة. ستصبح حالة السجل الآن هي  "قيد الموافقة".   

بعد إرسال طلب النشر إلى الأمانة العامة، لن تتمكن من تعديله بعد ذلك. الإجراء الوحيد الذي تستيطع تنفيذه على السجل هو  إلغاؤه .  

بعد نشر الأمانة لبياناتك أو تقاريرك من قبل الأمانة العامة، سيتم إعلامك عن طريق البريد الإلكتروني وستتغير حالة السجل من "قيد الموافقة" إلى "منشور"، وسيكون سجلك مرئيا في البحث. عند تسجيل الدخول في صفحة "إرسال"، سترى أن قسم "الطلبات المعلقة" قد اختفى من لوحة المعلومات. 

إذا كنت بحاجة إلى دعم إضافي، يُرجى التواصل مع bch@cbd.int.   

  يرجى أيضا مشاهدة الفيديو أدناه الذي أنتجته الأمانة بنفسها: