Remplir le « formulaire de soumission » en ligne pour des types de fichiers spécifiques  peut nécessiter des références à d'autres fichiers. Par exemple, la saisie de contacts supplémentaires, d'évaluations des risques associés, d'éléments génétiques ou de décisions peut être nécessaire avant qu'un fichier puisse être soumis. Si le fichier associé est déjà publié dans le centre d'échange, les utilisateurs peuvent simplement le sélectionner dans une liste fournie et le joindre à la nouvelle soumission d’un fichier. Si le fichier associé n'existe pas, les utilisateurs peuvent le créer directement dans le « formulaire de soumission » principal. C'est ce qu'on appelle la création d'un fichier « en ligne ». C'est ce qu'on appelle la création d'un fichier « en ligne ». 

1. Dans le "Formulaire de soumission" des différents formats où vous pouvez ajouter des fichiers référencés, vous verrez des boutons sous les champs respectifs avec un "+". Par exemple (dans le CEPRB): +Ajouter des fichiers, +Contact ou un +élément génétique, ou autre.

2. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces boutons, une fenêtre contextuelle s'ouvre et affiche toutes les fichiers correspondants publiés dans le CEPRB.

3. Recherchez le fichier requis dans cette boîte de dialogue. Astuce : utilisez la zone de texte libre "Rechercher". Vous pouvez également changer la vue de « Liste » à « Table » en utilisant les boutons sur la droite.

4. Si le fichier est trouvé : :cochez la case à côté du fichier puis cliquez sur le bouton 

Sélectionner.:

Astuce :  : Vous pouvez pré visualiser un fichier qui vous intéresse à partir de la fenêtre "en ligne" en cliquant dessus.

5. Si le fichier n'est pas trouvé : :cliquez sur le bouton  Créer(il inclura également le nom du type d'enregistrement, par exemple Créer un organisme vivant modifié dans le CEPRB). Un « formulaire de soumission » apparaîtra en ligne. Remplissez le formulaire 

Vous pouvez créer autant de fichiers en ligne que vous le souhaitez.

Remarques importantes : 

• Lors de la création d'un fichier « en ligne », les mêmes règles de soumission et de publication des fichiers nationaux et de référence s'appliquent aux différents rôles d'utilisateur. Si l'utilisateur n'a pas l'autorité pour publier le fichier, le fichier créée « en ligne » sera quand même ajoutée au « Formulaire de soumission » du fichier actuel mais aura un statut « en attente d'approbation ». Les utilisateurs peuvent poursuivre le processus de soumission du fichier principal (inutile de l'enregistrer en tant que brouillon et d'y revenir ultérieurement). Le fichier créé en ligne qui est "en attente d'approbation" apparaîtra comme un brouillondans le fichier principal, ainsi que sur votre  tableau de bord. Son statut changera une fois la notice publiée. 
• Les contacts (CON) sont les seuls fichiers qui peuvent être publiés par n'importe quel utilisateur enregistré. Les contacts (CON) ne peuvent être recherchés que s'ils sont référencés dans d'autres fichiers.

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